Een kwitantie opstellen bij een particuliere koop

Een kwitantie is niets meer dan een ondertekend briefje waarop staat dat iemand een bedrag heeft ontvangen voor iets dat hij heeft geleverd. Het klinkt formeel, maar het is het eenvoudigste stukje bewijs dat er is. Bij een koop van enkele honderden euro’s tussen twee mensen die elkaar niet kennen, wil je zoiets hebben. De verkoper trouwens ook.

Wat erop hoort

De datum, de omschrijving van het materiaal met aantal en maat, het bedrag in cijfers en voluit, de naam en het adres van de verkoper, jouw naam, en de zin dat het bedrag is ontvangen en het materiaal is geleverd zoals bezichtigd. Twee handtekeningen eronder. Voeg toe wat de verkoper over de staat heeft verklaard, bijvoorbeeld dat een apparaat werkte bij demontage. Een half A4 is genoeg.

Neem hem ingevuld mee

Vul thuis alles in wat je al weet: omschrijving, aantal, het afgesproken bedrag en je eigen naam. Ter plekke vul je alleen nog de naam en het adres van de verkoper in en zetten jullie een handtekening. Zo kost het aan de deur een halve minuut en hoeft niemand een pen en papier te zoeken. Maak twee exemplaren of een foto, zodat beide partijen hetzelfde stuk hebben.

Hoe je het vraagt

Zeg gewoon dat je voor je eigen administratie graag een briefje hebt, en dat je het al hebt voorbereid. Bijna niemand heeft daar bezwaar tegen. Vindt een verkoper het vervelend om zijn adres te geven bij een klein bedrag, laat het dan gaan; de handtekening met naam is dan voldoende. Weigert een verkoper elke vorm van bevestiging bij een groot bedrag, dan is dat een reden om na te denken voor je betaalt.

Voor de zakelijke koper

Koop je voor je bedrijf, dan is de kwitantie samen met de bankbetaling het bewijs dat je boekhouder nodig heeft om de uitgave te verwerken. Omdat er geen btw op staat, is er ook niets af te trekken, maar de kosten zelf tellen mee. Bewaar het briefje bij je administratie, net als een gewone inkoopfactuur, en noteer erop voor welke klus het materiaal is gebruikt.